Una breve guida alla gestione del tempo

La gestione del tempo è il processo di pianificazione e controllo di quanto tempo dedicare ad attività specifiche. Una buona gestione del tempo consente a un individuo di completare di più in un periodo di tempo più breve, riduce lo stress e porta al successo professionale .

Vantaggi della gestione del tempo

La capacità di gestire il proprio tempo in modo efficace è importante. Una buona gestione del tempo porta a una migliore efficienza e produttività, meno stress e più successo nella vita. Ecco alcuni vantaggi di una gestione efficace del tempo:

1. Sollievo dallo stress

Fare e seguire un programma di attività riduce l’ansia. Quando selezioni gli elementi nell’elenco delle “cose ​​da fare”, puoi vedere che stai facendo progressi tangibili. Questo ti aiuta a evitare di sentirti stressato con la preoccupazione se stai facendo le cose.

2. Più tempo

Una buona gestione del tempo ti dà più tempo da dedicare alla tua vita quotidiana. Le persone che riescono a gestire il tempo in modo efficace si divertono ad avere più tempo da dedicare agli hobby o ad altre attività personali.

3. Più opportunità

Gestire bene il tempo porta a più opportunità e meno tempo sprecato in attività banali. Buone capacità di gestione del tempo sono qualità chiave che i datori di lavoro cercano. La capacità di stabilire le priorità e programmare il lavoro è estremamente desiderabile per qualsiasi organizzazione .

4. Capacità di realizzare obiettivi

Gli individui che praticano una buona gestione del tempo sono in grado di raggiungere meglio obiettivi e obiettivi e lo fanno in un periodo di tempo più breve.

Elenco di suggerimenti per una gestione efficace del tempo

Dopo aver considerato i vantaggi della gestione del tempo, diamo un’occhiata ad alcuni modi per gestire il tempo in modo efficace:

1. Stabilisci gli obiettivi correttamente

Stabilisci obiettivi raggiungibili e misurabili. Utilizzare il metodo SMART quando si impostano gli obiettivi. In sostanza, assicurati che gli obiettivi prefissati siano specifici , misurabili , realizzabili , rilevanti e tempestivi .

2. Assegnare le priorità con saggezza

Assegna priorità alle attività in base all’importanza e all’urgenza. Ad esempio, osserva le tue attività quotidiane e determina quali sono:

• Importante e urgente: svolgi subito queste attività.
• Importante ma non urgente: Decidi quando svolgere queste attività.
• Urgente ma non importante: delega questi compiti se possibile.
• Non urgente e non importante: mettili da parte per farlo in seguito.

3. Impostare un limite di tempo per completare un’attività

L’impostazione di limiti di tempo per il completamento delle attività ti aiuta a essere più concentrato ed efficiente. Fare il piccolo sforzo in più per decidere quanto tempo è necessario assegnare a ciascuna attività può anche aiutarti a riconoscere potenziali problemi prima che si presentino. In questo modo puoi fare piani per affrontarli.

Ad esempio, supponi di dover scrivere cinque recensioni in tempo per una riunione. Tuttavia, ti rendi conto che sarai in grado di farne solo quattro nel tempo rimanente prima dell’incontro. Se vieni a conoscenza di questo fatto con largo anticipo, potresti essere in grado di delegare facilmente la stesura di una delle recensioni a qualcun altro. Tuttavia, se non ti fossi preso la briga di fare un controllo del tempo sulle tue attività in anticipo, potresti aver finito per non renderti conto del tuo problema di tempo fino a solo un’ora prima della riunione. A quel punto, potrebbe essere molto più difficile trovare qualcuno a cui delegare una delle revisioni, e anche più difficile per loro adattare il compito alla loro giornata.

4. Fai una pausa tra le attività

Quando si fanno molti compiti senza una pausa, è più difficile rimanere concentrati e motivati. Concediti un po’ di tempo tra un’attività e l’altra per schiarirti le idee e rinfrescarti. Prendi in considerazione l’idea di fare un breve pisolino, fare una breve passeggiata o meditare.

5. Organizzati

Utilizza il tuo calendario per una gestione del tempo più a lungo termine. Annota le scadenze per i progetti o per le attività che fanno parte del completamento del progetto generale. Pensa a quali giorni potrebbe essere meglio dedicare a compiti specifici. Ad esempio, potresti dover pianificare una riunione per discutere del flusso di cassa in un giorno in cui sai che il CFO dell’azienda è disponibile.

6. Rimuovere attività/attività non essenziali

È importante rimuovere le attività o le attività in eccesso. Determina cosa è importante e cosa merita il tuo tempo. La rimozione di attività/attività non essenziali libera più tempo da dedicare a cose veramente importanti.

7. Pianifica in anticipo

Assicurati di iniziare ogni giornata con un’idea chiara di cosa devi fare – cosa deve essere fatto QUEL GIORNO. Prendi in considerazione l’abitudine di, alla fine di ogni giornata lavorativa, andare avanti e scrivere la tua lista di “cose ​​da fare” per la giornata lavorativa successiva. In questo modo puoi correre a terra la mattina successiva.

Implicazioni di una cattiva gestione del tempo

Consideriamo anche le conseguenze di una cattiva gestione del tempo.

1. Flusso di lavoro scadente

L’incapacità di pianificare in anticipo e attenersi agli obiettivi significa scarsa efficienza. Ad esempio, se ci sono diverse attività importanti da completare, un piano efficace sarebbe completare le attività correlate insieme o in sequenza. Tuttavia, se non pianifichi in anticipo, potresti finire per dover saltare avanti e indietro, o tornare indietro, nello svolgere il tuo lavoro. Ciò si traduce in una minore efficienza e una minore produttività.

2. Tempo perso

Una cattiva gestione del tempo si traduce in una perdita di tempo. Ad esempio, parlando con gli amici sui social media mentre svolgi un compito, ti distrai e perdi tempo.

3. Perdita di controllo

Non sapendo quale sia il prossimo compito, si perde il controllo della propria vita. Ciò può contribuire a livelli di stress e ansia più elevati.

4. Scarsa qualità del lavoro

Una cattiva gestione del tempo in genere fa soffrire la qualità del tuo lavoro. Ad esempio, doversi affrettare a completare le attività all’ultimo minuto di solito compromette la qualità.

5. Scarsa reputazione

Se i clienti o il tuo datore di lavoro non possono fare affidamento su di te per completare le attività in modo tempestivo, le loro aspettative e percezioni su di te ne risentono negativamente. Se un cliente non può fare affidamento su di te per fare qualcosa in tempo, probabilmente porterà la sua attività altrove.

Il Time Management è fondamentale se parliamo di Qualità e di efficienza. “Accanto alla nobile arte del fare le cose, c’è la nobile arte del lasciare le cose non fatte. “I clienti detestano quando perdiamo il loro tempo!”